如果單位沒有公務(wù)車，意思就是公司的資產(chǎn)上沒有車輛。
那么公司要使用車輛怎么辦？租一個(gè)車（這個(gè)車可以是員工的車，也可以是租車行的），或者讓員工自己開車去辦企業(yè)的公事。
向外單位租車行租車這個(gè)不討論，按照正常經(jīng)濟(jì)行為辦理就行了，領(lǐng)導(dǎo)提出的私車公用指企業(yè)使用員工車輛辦公事。比如：
1.員工有個(gè)車輛，單位租用了供單位辦事人員使用，期間員工對(duì)車輛沒有支配權(quán)。
2.員工自己的車平時(shí)都是自己使用，平時(shí)為單位市內(nèi)辦事，市外短途出差開了自己的車，下班就開回家了。
把員工的車租用這個(gè)不是很現(xiàn)實(shí)，員工的車都是自己要上下班使用的，一般也沒誰愿意把車租給公司，公司要租車還不如直接在出租車行租用，這樣不管是發(fā)票提供，還是車輛的風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)管理相對(duì)租用職工的車輛都要好操作一些。
公司所提出的私車公用制度，其實(shí)主要指的上述第2種情況，員工辦公事，沒有公車使用，自己開自己的車輛，然后對(duì)其使用規(guī)則的一個(gè)規(guī)定。
明確了一個(gè)范圍，開始深入分析了
A:以交通補(bǔ)貼的方式處理
按照級(jí)別給不同級(jí)別的人發(fā)放不同金額的車輛補(bǔ)貼，當(dāng)然這部分補(bǔ)貼就是工資薪金的組成部分，同意級(jí)別的人每個(gè)月補(bǔ)貼金額是一致的，那么有了這個(gè)津貼，你平時(shí)辦事這些就不再單獨(dú)報(bào)銷任何費(fèi)用。
這是一個(gè)好辦法，一方面不需要發(fā)票報(bào)銷{當(dāng)然也有采取發(fā)票報(bào)銷方式領(lǐng)取補(bǔ)貼}，但不管你是現(xiàn)金方式還是報(bào)銷方式向職工支付的收入，均應(yīng)該試為個(gè)人取得公務(wù)車補(bǔ)貼收入，按照工資薪金計(jì)算繳納個(gè)人所得稅。
所以，如果采用這種方式，建議不用讓員工提供發(fā)票，不管從財(cái)會(huì)2009 242號(hào)文的規(guī)定還是個(gè)稅的規(guī)定，這種形式都要計(jì)入工資總額并交納個(gè)人所得稅。
另一方面，標(biāo)準(zhǔn)固定，方便核算和管理。單位人人有份，統(tǒng)一發(fā)放的補(bǔ)貼計(jì)入工資計(jì)稅也沒有稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。但是這里面有個(gè)問題，就是有失公平。
補(bǔ)貼發(fā)放只考慮的級(jí)別差異，但是同一級(jí)別的人由于工作性質(zhì)不一樣，出門辦事的頻率肯定不一樣，有些人可能一個(gè)月也難得出門一次，而有些人可能天天跑，這種公平性就有欠缺。
比如同樣財(cái)務(wù)部，A同事之前跑稅的崗位每個(gè)月要自己開車去N次稅務(wù)局，現(xiàn)在費(fèi)用報(bào)銷崗一個(gè)月每一次外出，但是級(jí)別一樣，補(bǔ)助一樣，這顯然不公平？、為了公平合理，按照工作性質(zhì)也額外加了一個(gè)崗位外補(bǔ)貼{特殊崗位多發(fā)點(diǎn)}未平衡這種差異，這樣做的話就更合理了。
但是，你考慮的再周全也有臨時(shí)額外任務(wù)的發(fā)生，固定的補(bǔ)貼永遠(yuǎn)考慮不到臨時(shí)任務(wù)。
這種情況下，也好辦，那就是單位在每個(gè)月度薪酬考核時(shí)候，可以加入出車單制度，員工對(duì)自己額外的非崗位本職工作的臨時(shí)出車事項(xiàng)以及里程【這個(gè)需要公司以制度方式定下來，主要要包括里程的補(bǔ)貼金額】以填寫出車單方式提出補(bǔ)貼申請(qǐng)。
經(jīng)過審核【這個(gè)審核流程就看公司具體的管理要求】后增加到每個(gè)月工資里面。這點(diǎn)有點(diǎn)類似加班費(fèi)，多加班了就多報(bào)點(diǎn)。
好了，以上就是一種做法，采取車輛補(bǔ)貼方式來處理。
這種處理方式的優(yōu)點(diǎn)：
核算簡單，可以不需要發(fā)票直接發(fā)放，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，企業(yè)容易計(jì)算和管理。
這種處理方式的缺點(diǎn)：
全部計(jì)入員工個(gè)人工資，對(duì)于用車多的人來說，個(gè)人所得稅負(fù)擔(dān)重，形成我出去辦事多，我申請(qǐng)的補(bǔ)貼就多，補(bǔ)貼的金額如果在剛好能彌補(bǔ)了我的車輛費(fèi)用外就沒什么盈余了的話，我拿的多反而我的個(gè)人所得稅扣多，最后算下來我還是虧了，干的多拿的少的現(xiàn)象又出現(xiàn)了。這比較要命!
B:建立報(bào)銷制度據(jù)實(shí)報(bào)銷方式
好了，我們?cè)賮砜此杰嚬玫钠渌幚矸绞?，很多單位不想把這個(gè)當(dāng)成一個(gè)人都按標(biāo)準(zhǔn)享有的補(bǔ)貼來發(fā)，他們覺得，我員工自己開車為公司辦事，事項(xiàng)合情合理，發(fā)生的費(fèi)用就應(yīng)該據(jù)實(shí)報(bào)銷。
而且，這和我們?nèi)粘５某霾畹馁M(fèi)用一樣，不應(yīng)該屬于員工為單位或者雇主提供取得工資的服務(wù)，不應(yīng)該繳納個(gè)人所得稅。
這個(gè)說法，沒毛??！該不該！該！
為什么沒有問題？很簡單，?基本準(zhǔn)則?第十六條規(guī)定企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照交易或者事項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告，不應(yīng)僅以交易或者事項(xiàng)的法律形式為依據(jù)；第三十三條規(guī)定費(fèi)用是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中發(fā)生的、會(huì)導(dǎo)致所有者權(quán)益減少的、與向所有者分配利潤無關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益的總流出。
公司私車公用發(fā)生的費(fèi)用完全是滿足會(huì)計(jì)準(zhǔn)則費(fèi)用定義的要求，是企業(yè)日常活動(dòng)中發(fā)生的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的費(fèi)用，我按照經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)，計(jì)量和報(bào)告，沒有任何問題！如果你不入賬反而不能反映企業(yè)真實(shí)業(yè)務(wù)，那才是隱匿費(fèi)用，會(huì)計(jì)信息失真的表現(xiàn)。
那怎么做？
有?準(zhǔn)則?，還得制定報(bào)銷憑證制度。《準(zhǔn)則》是個(gè)方向，具體企業(yè)管理中還得在準(zhǔn)則的框架下建立符合企業(yè)經(jīng)營管理的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，這樣大家都以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行報(bào)銷核算，在業(yè)務(wù)真實(shí)性考察上才更符合內(nèi)部控制和管理要求。
更重要的是在稅務(wù)外部遵從上更合理，更能避免一些不必要的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
沒有規(guī)矩就不成方圓，如果這個(gè)人報(bào)銷是這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，其他人又是另一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，那對(duì)于費(fèi)用真實(shí)性問題就存在漏洞，也會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。
所以，建立制度是關(guān)鍵！
可以單獨(dú)制度一個(gè)私車公用報(bào)銷制度，也可以在公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度下加入私車公用的規(guī)定。
制度其實(shí)主要規(guī)定報(bào)銷和報(bào)銷相關(guān)單據(jù)，當(dāng)然私車公用涉及員工安全問題我覺得也很有必要規(guī)定一下【人力資源部門會(huì)考慮】。
報(bào)銷流程和單據(jù)就是具體怎么做？填寫那些單據(jù)，準(zhǔn)備那些票據(jù)？
包括出差過程中的過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用可以憑票填寫報(bào)銷單，【出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、出差事由等】，出差完成后的出差總結(jié)報(bào)告，出差人員需要提供的報(bào)銷表格式【包括實(shí)際出差天數(shù)、發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用等】
具體出差過程中的過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用可以憑票據(jù)填寫報(bào)銷單，油費(fèi)這塊處理主要可以采用里程數(shù)來計(jì)算金額，比如制度里面規(guī)定主要的出差地點(diǎn)，一般長途出差公司不會(huì)允許自己開車的，都是省內(nèi)出差，所以把省內(nèi)主要的市州公里數(shù)以制度的方式固定下來，實(shí)際出差就按照制度規(guī)定的里程采取每公里定額報(bào)銷多少錢的方式計(jì)算。
制度建立好了后呢？
制度建立好后，就按照制度執(zhí)行，報(bào)銷后費(fèi)用可以直接計(jì)入差旅費(fèi)。
涉稅問題領(lǐng)導(dǎo)比較關(guān)心？
關(guān)鍵的涉稅方面嘛，大家感覺更關(guān)心，其實(shí)我們會(huì)計(jì)首先還是要關(guān)心的準(zhǔn)則對(duì)核算的要求，稅務(wù)的東西也重要，但是不是做賬的主導(dǎo)。
可能稅法現(xiàn)在真的太嚴(yán)格了，所以大部分會(huì)計(jì)看問題很多時(shí)候都沒從會(huì)計(jì)核算角度看問題，首先就是稅法滿足條件不，感覺就是只要稅法允許，我就能報(bào)銷，其實(shí)這根本就是兩回事。
我們?cè)谌粘：怂阒锌隙ㄊ窍瓤紤]會(huì)計(jì)制度要求，稅法的合規(guī)性要求我們也必須審視，報(bào)銷制度如果和稅法規(guī)定有差異，要么你就調(diào)整制度，要不你就進(jìn)行納稅調(diào)整。
正常情況下，既滿足核算要求，又不會(huì)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，所以會(huì)計(jì)制度制定完后，我們就要看看稅法上符合要求不，然后再反過來調(diào)整制度，讓其滿足稅會(huì)雙要求。
C:稅務(wù)上怎么說？
1.稅務(wù)上，關(guān)于發(fā)票，這種報(bào)銷涉及發(fā)票有通行費(fèi)發(fā)票、加油票、停車票。制度應(yīng)該規(guī)定都憑票報(bào)銷，這樣避免做假行為，保證稅務(wù)檢查是對(duì)合理性的解釋。
因?yàn)榘l(fā)票會(huì)佐證出差的真實(shí)性，發(fā)票上有出差的時(shí)間和地點(diǎn)顯示。至于發(fā)票抬頭，通行費(fèi)發(fā)票基本是通用機(jī)打發(fā)票，沒法打公司抬頭，包括你公司自己的車輛也不可能打一個(gè)公司抬頭，停車票定額發(fā)票為主更莫法打。加油票需要打印成公司抬頭。
有人說業(yè)務(wù)真實(shí)就行，何必非要公司抬頭，這個(gè)怎么說呢？公司抬頭的發(fā)票也是業(yè)務(wù)真實(shí)的一方面佐證。
發(fā)票上其實(shí)也沒有什么問題。
2.企業(yè)所得稅扣除方面，企業(yè)所得稅規(guī)定與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的合理費(fèi)用都可以扣除，怎么算合理？我按照制度約定報(bào)銷的費(fèi)用，有制度，有報(bào)銷規(guī)范，就是真實(shí)合理，扣除方面完全沒有任何問題，也經(jīng)得起檢查。
3.個(gè)人所得稅方面，這些費(fèi)用都是員工發(fā)生的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的費(fèi)用，和任職取得工資的行為沒有任何關(guān)系，性質(zhì)等同于差旅費(fèi)，我覺得完全不需要代扣個(gè)人所得稅。
以實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用來報(bào)銷也不屬于國稅函2006年245號(hào)文中規(guī)定的取得的補(bǔ)貼收入，這僅僅是個(gè)人因公出差實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的報(bào)銷而已。
稅務(wù)的有些規(guī)定其實(shí)主要是堵塞稅收漏洞，比如這個(gè)私車公用的漏洞。
1.稅務(wù)局主要擔(dān)心的風(fēng)險(xiǎn)就是通過憑票報(bào)銷的方式發(fā)放人人有份的補(bǔ)貼，把工資變相的以這種方式發(fā)放，來規(guī)避個(gè)人所得稅。所以有了245號(hào)文的規(guī)定。
2.擔(dān)心虛報(bào)費(fèi)用的方式來增加公司經(jīng)營成本，偷逃企業(yè)所得稅，比如用量加油票來報(bào)銷，都是虛假業(yè)務(wù)。所有需要審核你的業(yè)務(wù)真實(shí)合理性。
但是稅務(wù)局決定不會(huì)以此來一刀切到企業(yè)正常經(jīng)營活動(dòng)的事項(xiàng)安排。
我們不能因?yàn)檫@個(gè)就覺得正常的經(jīng)營業(yè)務(wù)制定制度報(bào)銷就是不能操作的，都要扣個(gè)稅才對(duì)。
只要我們制度健全，費(fèi)用合理，出差業(yè)務(wù)證據(jù)充分，我們又不是變相發(fā)補(bǔ)貼，是不是違規(guī)亂報(bào)銷，那這種操作方式就能獲得稅務(wù)的認(rèn)可，而不是一言不合都不行。
D:總結(jié)
日常生活中，我們會(huì)遇到很多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型，書本上很多時(shí)候都沒辦法找到標(biāo)準(zhǔn)答案，特別是在現(xiàn)在這種經(jīng)濟(jì)社會(huì)，業(yè)務(wù)模式多種多樣，新業(yè)務(wù)層出不窮，我們更要學(xué)會(huì)思考變通，不要以財(cái)務(wù)固有思維來卡死業(yè)務(wù)的發(fā)展，而是在業(yè)務(wù)的多元化下積極尋找財(cái)務(wù)的支持，盡量規(guī)避業(yè)務(wù)發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)。這也是管理會(huì)計(jì)的方向。提供決策支持。
對(duì)于私車公用這個(gè)話題，也不要一見到就說必須簽協(xié)議開租賃發(fā)票，也要分情況，總之，要多思考，找到一個(gè)行之有限且不違反稅法的做法，同時(shí)加強(qiáng)和稅務(wù)的溝通，獲得事前的共識(shí)！
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說到這里，還怎么做出選擇，我相信大家在心里應(yīng)該都有了自己的想法了，那些想要選擇代辦公司注冊(cè)的小伙伴，不妨可以考慮一下杭州財(cái)?shù)冒矔?huì)計(jì)服務(wù)有限公司。
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